Korona-aikana olemme oppineet monia hyviä käytänteitä ja etätyö on yleistynyt ja arkipäiväistynyt monille aloille. Mutta olemmeko ottaneet kaikki irti nykytekniikan tarjoamista mahdollisuuksista -mielestäni emme todellakaan ole.

Selviydyimme koronasta pitkälti Teamsin ja Whatsapp:in kaltaisten verraten yksinkertaisten työkalujen avulla ja nyt olemme jotenkin jämähtäneet siihen vaiheeseen. Ja palanneet pitkälti myös entisiin käytänteisiin, varsinkin käsillä tehtävän työn opastamisessa, valvonnassa ja ohjauksessa. Ajamme ja lennämme lähestulkoon kuten ennenkin “vanhoina hyvinä aikoina”.

Teams ja Whatsapp ovat olleet sekä siunaus että kirous. Ne mahdollistivat meille selviytymisen kriisitilanteessa ja sehän oli tietenkin hyvä asia. Mutta ne opettivat samalla meille myös sen “laiskan” ajattelun, että etätyössä vaadittavat työkalut voidaan oppia käyttämään riittävällä tasolla ilman sen kummempaa koulutusta tai systemaattista käyttöönottoprosessia ja että ne ovat ilmaisia tai tulevat osana suurempaa kokonaisuutta mikä on joka tapauksessa yrityksessä käytössä kuten Teams.

Jos organisaatiossa kuitenkin halutaan hyödyntää entistä tehokkaammin nykyaikaisten etäjärjestelmien ja -laitteiden tarjoamat mahdollisuudet, pitää sellaisen käyttöönottoon olla valmis satsaamaan enemmän kuin mitä Teams ja Whatsapp vaativat. Vastapalveluksena yritys saa merkittävät hyödyt esim. työn tehokkuuden, tuottavuuden ja laadun paranemisen kautta. Takaisinmaksuaika satsaukselle on varsin lyhyt.

Ammattilaistason etäjärjestelmä vaatii suunnitelmallisen käyttöönottoprosessin ja sen vaiheet ovat seuraavat:

• Muutosvalmennus yritysjohdolle ja loppukäyttäjille. Tehokas etäjärjestelmä muuttaa, tai sanoisin jopa että se mullistaa tähänastiset työskentelytavat ja -tottumukset. Tämä on seikka, jota ei tyypillisesti osata ottaa huomioon ja startti voi kuivua kasaan muutosvastarinnan takia. Siksi yritysjohdon tulisi paneutua tarkasti etäjärjestelmän tarjoamiin mahdollisuuksiin ja suunnitella toimenpiteet käyttöönotolle niiden mukaisesti. Esimerkiksi asiantuntijoiden matkustusmäärät tulevat laskemaan rajusti, mutta samalla he pystyvät omalta toimipisteeltään tai jopa kotoaan käsin tukemaan useita tiimejä eri puolille maailmaa yhtä aikaa. Olisi siis syytä rakentaa jokin kannustin sille, että matkat jätetään suosiolla tekemättä ja että tehtävät hoidetaan etälaitteita käyttäen. Loppukäyttäjien pitää puolestaan saada ennakkoon tiedot uuden järjestelmän ja työskentelytavan vaikutuksista heidän työtehtäviin ja kannustimet olisi hyvä esitellä loppukäyttäjille jo tässä vaiheessa. Näin muutosvastarinta vähenee merkittävästi.

• Koulutus. Onnistunut käyttöönotto vaatii suunnitelmallisen koulutuksen yrityksen IT ammattilaisille ja loppukäyttäjille. On hyvä aloittaa pienellä pilotti tiimillä ja kun tiimi hallitsee laitteiden ja ohjelmien käytön he voivat tukea uusien ryhmien koulutusta.
• Käyttöönotto. Etäjärjestelmä pitää ottaa käyttöön normaalien tuttujen työtehtävien yhteydessä ja sitä on käytettävä vähintään viikoittain, jotta käyttäjät oppivat tarvittavat rutiinit. Jos ajatellaan, että hankittu järjestelmä otetaan käyttöön sitten kun tulee se todellinen ongelmatilanne, niin ennuste onnistumiselle on heikko. On suuri riski, että koulutuksessa opitut asiat on jo unohdettu ja laitteiden ohjelmistot voivat alkaa vaatia päivityksiä, eikä aikaa niihin ole kiiretilanteessa. Kertaus on siis tässäkin opintojen äiti.

• Tuki. Uudelle järjestelmälle pitää olla tuki saatavissa oman organisaation sisältä. Se on mahdollista järjestää etäohjelmilla globaalisti 24/7 esim. käyttämällä tiettyä virtuaalista “päivystäjän huonetta” jonka isäntä vaihtuu mantereelta toiselle aikavyöhykkeittäin. Sama periaate toimii myös teknisen tuen tapauksessa.

Tässä siis muutamia omia ajatuksia ja väittämiä etätekniikoiden nykytilanteesta, käytöstä ja käyttöönotosta. Olisi hienoa kuulla sinun mielipide näistä asioista, joten otappa yhteyttä niin jatketaan keskustelua.

-Ari